C
ertaines semaines vous semblent-elles plus productives que d’autres ? Ou constatez-vous que vous avez parfois la fâcheuse tendance à débuter votre semaine sans un plan d’action prédéfini et clair pour vous mais surtout pour vos équipes ?
Dans un environnement de travail dynamique où le rythme dépasse toute notion du temps, certain.e.s dirigeant.e.s peuvent rencontrer des difficultés pour maintenir la clarté de leurs objectifs et priorités associées. Tous deux fondamentaux au bon maintien d’un cap stratégique.
Si un chef d’entreprise perçoit laborieusement sa semaine à venir, alors imaginez le manque de clarté que subissent ses collaborateurs au cours de leurs missions.
Aujourd’hui, le taylorisme de rentabilité a été remplacé par le taylorisme du sens où chaque collaborateur prône le « travailler mieux pour vivre mieux ». Certaines notions ayant fait leur apparition, telles que l’avènement de la RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises), la QVT (Qualité de Vie au Travail) ou encore le télétravail, confirment leur demande d’équilibre respective pour répondre aux besoins de la clientèle et de la vie personnelle.
Par conséquent, l’engagement des équipes est devenu l’un des leviers de performance le plus stratégique. Alors pourquoi est-il plus bénéfique pour votre entreprise de percevoir vos collaborateurs selon leurs rôles et non selon leurs simples fonctions ? Existe-t-il un outil universel pour aligner votre cap stratégique et vos collaborateurs ? Qu’est-ce que la Rôle Map et comment peut-elle vous permettre de cultiver une clarté en continu ?
L’Observatoire Brand Trampoline y répond.
Combien de personnes dans votre équipe connaissent-elles réellement leurs responsabilités, et, par conséquent, vos attentes ? Sont-elles définies de la même manière ou connaissent-elles un désalignement entre leurs discours et le vôtre ?
Dans le cadre d’un recrutement par exemple, les rôles et les responsabilités sont rarement définis sur la fiche de poste. Deux vecteurs pour une expérience employé réussie. Ils représentent surtout un réel soutien dans le cadre du rayonnement stratégique de votre organisation. Soit la garantie d’un travail productif.
Pourquoi est-il si important que les collaborateurs comprennent leurs rôles et leurs responsabilités ?
Chaque rôle possède des responsabilités clés, elles-mêmes correspondantes à des missions. Si les responsabilités attendues ne sont pas comprises, elles ne seront pas mises en application et l’exécution des missions sera alors synonyme d’incompréhension.
Les rôles individuels qui composent une équipe varient en fonction de l’organisation ou de l’entreprise. D’un représentant du service client au PDG, chaque personne au sein d’une organisation joue un rôle. Ces rôles ont quasiment et toujours une influence sur l’envie d’acheter du client.
Quant aux responsabilités professionnelles, elles font référence aux devoirs et aux missions. En d’autres termes, c’est la description de poste. Alors que les rôles font référence à la position d’une personne dans une équipe, et les implications de ses actes sur cette même équipe.
Tous les membres de l’équipe doivent s’acquitter de leurs responsabilités au mieux de leurs capacités pour que le travail en commun soit efficace. C’est en cela qu’il est primordial de comprendre la signification des termes employés.
Mais quels sont réellement les avantages de parler de rôle ?
Mais quels sont réellement les avantages de parler de rôle ?
Définir clairement les rôles et les responsabilités peut aider votre organisation à plus d’un titre. De l’amélioration de l’efficacité opérationnelle à l’amélioration de votre processus d’embauche, en passant par un gain, autant de temps que d’argent. Prendre en compte le rôle de chacun s’avère être efficace pour déployer le plein potentiel d’une entreprise sur le long terme.
Chaque rôle est essentiel au succès global et aux opérations de l’entreprise. Il n’y a pas de grands rôles organisationnels pour une seule personne : tout le monde joue un rôle. Alors comment en tant que dirigeant d’entreprise pouvez-vous définir les rôles et les responsabilités de chaque membre constituant votre équipe ?
En commençant par se poser la question suivante : pour quel problème ce poste a-t-il été créé ?
La définition initiale des rôles de chacun et leurs principales responsabilités au sein d’une organisation hiérarchique claire est une réelle opportunité. De prime abord, cela semble être une perte de temps comme n’importe quelle nouveauté mise en place au sein d’une entreprise. Pour autant, cela peut représenter votre meilleur investissement afin d’obtenir une meilleure clarté sur l’ensemble des problèmes à résoudre.
Cela ne vous empêchera pas pour autant de rencontrer des difficultés selon les fluctuations de votre marché. Mais votre effort de définition des responsabilités vous aidera à en définir vos attentes et donc vos probables réussites.
Par ailleurs, la définition des rôles et des responsabilités de chacun de vos collaborateurs permet également d’améliorer votre processus de recrutement tout en responsabilisant votre personnel.
En effet, il est important que les candidats internes et externes comprennent les conséquences de leurs agissements au sein de l’entreprise. De cette façon, vous pouvez donner un coup de pouce à toute votre équipe et à votre processus de recrutement. Le rôle implique les autres quand la fiche de poste est égocentrée.
Les candidats auront des attentes plus précises quant au rôle et ce à quoi ressemblera le succès. En parallèle, votre équipe comprendra pourquoi de nouvelles recrues sont à bord, réduisant ainsi de possibles frictions.
Si sa mise en place étant pertinente, qu’en est-il de son suivi ? Existerait-il un outil universel sur lesquels les dirigeants pourraient s’appuyer ? Un outil où leurs responsabilités, leurs objectifs actuels et leurs priorités seraient perçues à travers une seule et même vision ?
Oui, c’est ce que l’on l’appelle la Rôle Map.
Inspiré de la Mind Map (carte mentale), la Rôle Map (la cartographie des rôles développée par Brand Trampoline) est une technique visuelle simple pour clarifier la portée et les priorités d’un rôle. Un moyen visuel pour organiser, planifier, qui ouvre alors la voie à une concentration et une productivité accrues.
Bien que la cartographie des rôles soit une technique profonde, elle est relativement simple à réaliser une fois que vous aurez investi le temps nécessaire pour la première.
Utilisé pour clarifier, organiser et montrer toute l’étendue de votre rôle à tout moment, cette visualisation sert quatre objectifs principaux :
- Clarifier la portée et les responsabilités de votre poste.
- S’y référer lors des rencontres individuelles avec vos collaborateurs.
- A consulter lors des entretiens annuels de performance pour mesurer les progrès.
- Faciliter des transitions fluides et efficaces au sein de l’entreprise.
Cette Rôle Map est avant tout un outil de clarification ayant pour coordonnées les principales responsabilités et en abscisse les objectifs. Également un outil sur lequel vous pouvez vous appuyer lors :
- D’une préparation des évaluations de performance.
- D’une participation à des réunions individuelles plus productives.
- D’une gestion des transitions d’équipe plus fluide.
Le sujet central de votre Rôle Map réside au cœur de votre titre de poste.
La Role Map améliore votre leadership au cœur de votre développement stratégique et devient un outil interpersonnel indispensable.
Si vous rencontrez des difficultés auprès d’un ou plusieurs collaborateurs, leur conférer un rôle peut s’avérer payant car leur conscience professionnelle n’en sera que grandissante. Surtout si, en tant que dirigeant, vous développez par vos soins, leur propre Role Map.
Une prise de conscience pour plus de constance
Si les actions de vos collaborateurs sont tournées vers un objectif commun, chacun d’entre eux est responsable de ses actes. En effet, annuler une réunion peut paraître anodin pour certains mais peut engendrer de nombreuses conséquences pour d’autres considérablement impacter pour d’autres et affecter, sans le vouloir, le client final.
Si les actions de vos collaborateurs sont tournées vers une seule direction, à savoir le client, la perception de chaque mission s’opérera différemment. De plus, si la conscience individuelle est vectrice d’une conscience collective, la Role Map minimise définitivement la négativité de chacun.
Au travers de nos infographies, notre objectif est de refléter le pourcentage d’implication de chaque partie prenante sur les autres pour ainsi obtenir une image de l’impact global.
Chaque infographie représente un pôle au sein d’une entreprise lui conférant son propre impact sur la jauge d’envie d’acheter du client. Le rôle de chacun est abordé selon ses missions mais surtout selon l’impact qu’il peut avoir (in)consciemment sur les autres parties prenantes. Ces données sont alors susceptibles d’influer la jauge d’envie d’acheter voire même celle de ré-acheter du client.
Avec ces schémas, il devient facile d’expliquer l’importance de ses actions à des postes qui sont loin de l’instant gagnant que représente la signature du bon de commande. La comptabilité et la logistique sont concernées après cette validation. Ses équipes ne sont pas conscientes de l’impact de leurs erreurs sur l’envie d’acheter du client, et les concernant plus précisément sur la non-envie d’acheter à nouveau. Un mauvais emballage, un avoir envoyé trop tard ou un impact sur toute la chaîne de l’envie de ré-acheter. Ces deux services ont un rôle à jouer pour faciliter le travail du commercial.
Pérenniser sa Role Map
- Organiser, prioriser, collaborer
Votre Rôle Map une fois en place, vous permettra de revoir l’organisation de vos projets et missions associées au fur et à mesure.
Cette Rôle Map numérique est aussi un excellent outil pour collaborer. Ainsi, nul besoin de se justifier face au développement d’un nouveau projet ou une nouvelle mission, il vous suffira de décrire l’état actuel de votre Rôle Map et ainsi montrer la portée de vos priorités. L’objectif ici est que la carte soit un outil pour confirmer les directions de chacun et trouver une cohésion au cœur de votre travail.
En d’autres termes, c’est une véritable feuille de route, basée sur le travail en commun pour limiter les erreurs et la déresponsabilisation.
- Mesurer et traquer votre avancée
Libre à vous de changer l’indicateur central que nous avons choisi pour cette présentation. Là nous avons posé l’envie d’acheter du client. Vous pourriez y mettre la mise en place du nouvel ERP, et ainsi redéfinir l’impact de chacun sur les autres services. Ainsi vous ou vos collaborateurs pouvez suivre mais aussi et surtout augmenter votre management de responsabilisation dans le cadre de ce suivi de projets.
- Un nouveau rôle à recruter
La Role Map est un outil de recrutement puissant. D’une part pour votre marque employeur qui prouve que votre management n’est pas que descendant. Et d’autre part, pour vous aider à choisir la nouvelle recrue qui fera parfaitement partie de l’équipe et non un loup solitaire. Aborder un entretien d’embauche en parlant responsabilité aura la faveur des candidats qui veulent s’investir.
Associer un rôle à chaque membre de votre équipe vous permet de gagner en clarté et donc, indéniablement, en productivité. La Rôle Map est un outil plus que nécessaire pour obtenir une image complète de votre organisation. S’y référer permet de gagner en alignement, au quotidien.
